Déclaration de mise à jour: quels sont les éléments à ne pas manquer?

Vous avez récemment immatriculé votre entreprise au Québec?

Dans ce cas, vous aurez l’obligation, chaque année, de préparer une déclaration de mise à jour.

Grâce à ce document, vous aurez la possibilité d’indiquer toutes les modifications relatives aux informations enregistrées au Registre des entreprises du Québec (REQ).

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Qu’est-ce qu’une mise à jour annuelle d’entreprise?

La déclaration de mise à jour fait partie des obligations qu’un entrepreneur doit respecter lorsqu’il exploite une entreprise au Québec. La déclaration de mise à jour annuelle sert à confirmer ou à mettre à jour les renseignements figurant au registre, par exemple :

• L’adresse du siège social ;
• Les administrateurs ou dirigeants ;
• Les actionnaires (selon le type d’entreprise) ;
• Les activités de l’entreprise.

L’objectif est de maintenir l’information publique exacte et à jour. Cette obligation concerne la plupart des formes juridiques d’entreprises (sociétés par actions, sociétés de personnes, entreprise individuelle, OBNL, etc.).

Pour faire sa déclaration, il faut s’assurer que tout le contenu requis y figure et que la déclaration soit déposée en temps et en heure selon les obligations imposées par la loi. Si vous ne remettez pas la déclaration au bon moment, vous vous exposez à des sanctions financières.

Les déclarations de mise à jour sont cruciales pour l’accès à l’information des consommateurs et, dans une certaine mesure, des investisseurs. Ainsi, même si cela peut sembler être un fardeau, il n’en reste pas moins qu’elles possèdent également des avantages importants pour vous.

Qui doit préparer une déclaration de mise à jour annuelle?

Cette obligation s’impose automatiquement à toutes les entreprises immatriculées au Québec. Cela veut donc dire qu’à moins d’avoir une entreprise individuelle utilisant votre prénom et nom de famille, il y a de fortes chances que vous ayez à respecter cette obligation.

Pas si vite! Même si aucun élément au REQ entourant votre entreprise n’a changé, vous avez tout de même l’obligation de produire votre déclaration de mise à jour annuelle. Cependant, cette dernière sera beaucoup plus courte.

Une fois préparé, il sera nécessaire de déposer votre déclaration de mise à jour annuelle aux Registraires des entreprises du Québec. Ce dernier est l’organisme provincial chargé de l’immatriculation de toutes les entreprises visées au Québec.

À quel moment dois-je produire ma déclaration de mise à jour annuelle?

En ce qui concerne la déclaration de mise à jour, vous avez certaines règles à respecter quant au moment où vous produisez cette dernière.

En effet, en vertu de l'article 45 de la Loi sur la publicité légale des entreprises, chaque année, une entreprise immatriculée au Québec doit déposer au REQ une déclaration confirmant ou corrigeant ses informations. Cette démarche est obligatoire à partir de l’année suivant son immatriculation et doit être accompagnée du paiement des frais annuels.

Ainsi, votre obligation de produire une déclaration annuelle se fait à partir de l’année suivante. Par exemple, votre obligation relative à l’année 2024 a débuté le 1er janvier 2025.

De plus, en fonction de la structure de votre entreprise, les dates relatives à la préparation de votre document vont varier. En effet, en tant qu’entrepreneur, vous aurez l’obligation de produire votre déclaration dans l’intervalle ci-dessous:

Si vous avez choisi une autre forme de structure juridique pour votre entreprise, il vous est possible de vérifier les dates à respecter sur le site Web du Registre des entreprises du Québec.

Comment préparer ma déclaration de mise à jour annuelle?

Lorsque vient le temps de préparer le document de mise à jour, celui-ci peut être fait directement sur le site internet du REQ. En plus, avec les informations nécessaires, vous aurez l’obligation de payer les frais annuels d’immatriculation.

Évidemment, comme pour la majorité des obligations relatives à votre entreprise, celles-ci vont varier en fonction de votre structure d’entreprise. Ainsi, en 2025, voici à quoi s’attendre au niveau des frais annuels applicables:

De plus, dans certaines circonstances, vous allez également devoir payer pour produire votre déclaration de mise à jour annuelle. En effet, si vous respectez les délais légaux et que vous ne souhaitez pas un traitement prioritaire, votre déclaration est gratuite.

En revanche, après le délai (ou si vous souhaitez obtenir un traitement prioritaire), voici les coûts à prévoir, selon la forme juridique de votre entreprise, au Québec:

Cependant, dans certains cas, il sera possible pour l’entreprise de produire sa déclaration de mise à jour au même moment que sa déclaration de revenus. Ce sera le cas lorsque l’entreprise en question est dite jumelée.

Par exemple, si vous avez une entreprise individuelle, il vous sera possible de faire une telle déclaration en l’indiquant dans votre déclaration de revenus des particuliers. Pour ce faire, il faudra sélectionner la case se trouvant à la ligne 426.

Dans le cas d’une société par actions, il faudra, lors de la préparation de votre déclaration de revenus des sociétés, cocher la case se trouvant à la ligne 39. Ainsi, grâce à cette méthode, les droits annuels d’immatriculation sont acquittés.

En revanche, si vous préparez une déclaration de mise à jour annuelle, il sera alors obligatoire d’utiliser le service en ligne offert par le REQ. En effet, il s’agit de la méthode pour déclarer un changement aux informations qui se trouvent.

Je n’ai pas préparé ma déclaration – Quelles en sont les conséquences?

Peu importe la raison justifiant la non-conformité à l’obligation de mise à jour, vous risquez fort probablement de faire face à de nombreuses sanctions. En effet, dans ce cas, l’article 59 de la Loi sur la publicité légale vient indiquer les conséquences auxquelles vous ferez face:

Article 59: Le registre peut, après avoir avisé l’assujetti [...], radier d’office son immatriculation si celui-ci est en défaut de produire, à l’égard de deux années consécutives, ses déclarations de mise à jour conformément à l’un des articles 45 ou 46.

• Donc, si vous ne produisez pas votre déclaration annuelle de mise à jour à deux reprises consécutives, cela aura comme conséquence de radier votre immatriculation, et ce, automatiquement.

Lorsqu’il est question de radiation d’office, il s’agit de l’action prise par le Registraire des entreprises du Québec consistant à annuler votre immatriculation. Ainsi, vous ne pourrez plus exercer vos activités commerciales.

En ce qui concerne les sociétés par actions, cette radiation aura également comme conséquence d’entraîner d’office la dissolution de votre entreprise. En d’autres termes, celle-ci va cesser d’exister.

Vous avez un problème avec votre déclaration ou avec le REQ? Faites appel dès maintenant à un avocat de JuriGo en remplissant le formulaire en ligne gratuitement!

Qu’est-ce que la déclaration de mise à jour courante?

Cependant, même si la déclaration de mise à jour annuelle est l’une des principales obligations à respecter, celle-ci n’est pas la seule. En effet, il existe certains changements importants qui vont nécessiter une mise à jour.

En règle générale, cette dernière doit être publiée auprès du REQ dans les 30 jours qui suivent le changement en question. En ce qui concerne la rédaction, il sera nécessaire de suivre les mêmes formalités.

De plus, si vous avez à préparer une déclaration de mise à jour courante, il serait nécessaire d’avoir une résolution écrite et signée afin de pouvoir confirmer l’approbation du changement en question. Cette dernière devra se trouver dans le livre corporatif de votre société.

Remplissez votre déclaration de mise à jour à l’aide d’un avocat partenaire de JuriGo

Avoir une entreprise au Québec vient avec son lot d’obligations légales. Même si la déclaration de mise à jour annuelle peut sembler relativement simple, celle-ci n’est qu’une obligation parmi tant d’autres.

Par conséquent, cela peut s’avérer particulièrement complexe lorsque vous souhaitez développer votre entreprise, mais que vous êtes submergés par les nombreuses contraintes administratives.

Heureusement, dans ce cas, il vous est possible de faire appel à un avocat spécialisé en droit des affaires. Ces professionnels ont une expertise unique dans la rédaction des documents de la sorte.

De plus, dans l'éventualité où un problème survient avec le Registraire des entreprises du Québec ou avec un représentant gouvernemental, il ne fait aucun doute que l’avocat sera un allié de taille à avoir.

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