Ce n’est pas tous les jours qu’on doit se présenter dans une salle de cour ou dans un palais de justice.
Bien qu’il ne soit pas chose commune de se présenter et d’assister à une audience, la majorité d’entre-nous sait que dans une salle de cour, on y retrouve des avocats, des juges, des défendeurs, des témoins, des policiers et des agents de sécurité.
Cependant, il y a un autre intervenant de la justice souvent oublié qui se retrouve toujours dans une salle de cour, et il s’agit du greffier! Le greffier est un personnage clé au fonctionnement des salles d’audience.
Bien, que le greffier soit peu connu, il joue un rôle essentiel dans notre système de justice. JuriGo vous l’explique donc en détail dans les lignes qui suivent!
Qu’est-ce qu’un greffier ?
Un greffier est un officier de justice travaillant dans un palais de justice. Il est responsable des services administratifs d'un tribunal et travaille aux services du greffe de la cour et dans les salles d’audience.
D’ailleurs, le greffier assure les liens entre les différents intervenants dans un palais de justice. Il est souvent qualifié de bras droit du juge pour toutes les tâches qu’il assume. Le juge ne pourrait siéger sans le travail du greffier.
Ce dernier va aussi travailler en collaboration avec les avocats; il s’assure que les procédures déposées par les avocats soient conformes.
Lors d’une audience, le greffier-audiencier s’assure que le tout se déroule en légalité et de manière ordonnée. Il est à noter que le rôle d’un greffier varie considérablement en fonction du tribunal et de la juridiction.
En effet, le rôle du greffier va varier selon la province ou le territoire, selon le volume de causes entendues, selon les règles de procédures propres au tribunal et selon le rôle qu’assument les autres personnes travaillant dans le palais de justice. Alors, plus une cour de justice est petite, plus le greffier assumera une diversité de tâches.
Qu’est-ce que le service du greffe ?
Le service de greffe de la cour est en quelque sorte un secrétariat, on y retrouve tous les documents de nature juridiques. Le greffe c’est l’endroit où sont analysés et traités tous les documents envoyés au tribunal. Le bon fonctionnement du service du greffe repose en grande partie sur les épaules des greffiers.
Comment identifier un greffier ?
Dans une salle de cour, il est facile d’identifier le greffier-audiencier. Le greffier est toujours assis devant le juge et il porte une toge. Cependant, contrairement au juge et aux avocats, le greffier ne porte pas le rabat.
Quels sont les tâches d’un greffier ?
Un greffier assume une importante quantité de tâches! Voici les tâches qu’un greffier peut assumer quotidiennement :
1. Préparer les rôles d’audience
Les greffiers ont la responsabilité de préparer les rôles pour les séances de cour. Le rôle d’audience est une liste détaillée de toutes les causes qui doivent être traitées lors d’une séance. Le rôle d’audience indique entre autres:
- Le nom du juge qui préside l’audience
- Le numéro du dossier
- Le nom de toutes les parties
- Le nom des avocats au dossier
- La date, l’heure et la durée de l’audience
- L’endroit et la salle d’audience
- La nature de l’infraction
- La nature de la procédure
- La dernière date d’ajout au rôle
- Le nombre de fois où le dossier a été ajouté au rôle depuis le début des procédures
- La date à laquelle la dénonciation est assermentée ou le constat signifié
- Si la présence du défendeur est exigée
- Si le défendeur est détenu
Le rôle de l'audience est essentiel à la gestion de l'instance. Il est important de mentionner que le contenu du rôle dépendra de la Cour de justice et du type de droit entendu. La confection du rôle est loin d’être une tâche simple!
Le rôle doit être organisé et calculé en fonction de la durée de chaque cause entendue.
2. S’occuper de l’ouverture et la clôture des séances de cour
À l’ouverture de la séance, il peut être de la responsabilité du greffier de présenter la juge. Dans ce cas-ci, le greffier-audiencier doit dire à haute voix: « Silence. Veuillez vous lever. La Cour de [...] présidée par l’honorable juge [...] est ouverte. »
De plus, lorsque le juge prend place, le greffier invite les personnes présentes dans la salle à s’asseoir et à la fin de la séance, lorsque le juge quitte, le greffier invite toutes les personnes dans la salle à se lever de nouveau.
3. Assermenter les témoins
Lors d’un procès, les témoins doivent être assermentés avant de rendre leur témoignage. C’est le greffier-audiencier qui aura la responsabilité d’assermenter les témoins. Le greffier demandera au témoin de lever sa main droite, de dire son nom ainsi que son lieu de résidence et lui posera la fameuse question :
« Jurez-vous de dire la vérité, toute la vérité et rien que la vérité ? »
4. Assignation de témoins
L’assignation de témoins peut se faire par les avocats, mais il est très fréquent que les avocats demandent au greffier de convoquer les témoins. Effectivement, le greffier peut avoir la responsabilité d’envoyer les assignations à comparaître.
Le greffier peut également s’occuper d’envoyer les assignations à comparaître aux témoins par la poste. Ce document indique au témoin à quel moment et à quel endroit qu’il doit se présenter pour venir rendre son témoignage au tribunal.
5. Dédommager les témoins
Le greffier peut avoir la responsabilité dédommager les témoins de la poursuite. Les témoins qui ont été enjoint à venir témoigner ont le droit à des indemnités et des allocations pour leur temps et leur déplacement. Alors, c’est le greffier qui s’occupera de prendre les informations nécessaires pour les dédommager.
6. S’occuper des procès-verbaux
Le greffier doit s’occuper des procès-verbaux. Un procès-verbal contient les écrits importants d'un procès ou d'une audience, y compris les dépositions des témoins et les décisions du juge. Plus précisément, le greffier inscrit dans un procès-verbal tous les éléments suivants :
- Le nom du juge présidant l’audience
- La salle, la date et l’heure du début et de la fin de la séance
- Les diverses étapes de la séance
- Le nom des avocats et des témoins
- Le nom du greffier et sténographe
- Les pièces produites
- Les admissions
- Les objections
- Les motifs de toute décision relative à une demande de remise
- Les ordonnances du tribunal et les décisions sans délibéré
- Les aveux dictés
- La renonciation aux délais judiciaires
- Le cas échéant, les motifs énoncés par le tribunal pour lesquels l’affaire ne procède pas
Les procès-verbaux sont utilisés pour diverses raisons, notamment pour aider les juges à prendre des décisions éclairées, pour permettre aux avocats de préparer leurs plaidoiries et pour établir un compte rendu exact de ce qui s'est passé pendant l'audience en cas de litige ou d'appel.
De plus, ces documents sont généralement considérés comme des documents officiels et peuvent être utilisés comme preuves dans les procédures judiciaires.
7. Appeler les témoins et les avocats
Le greffier avant de débuter la séance de cour, il doit s’assurer que les avocats et les témoins sont présents dans la salle d'audience. S’ils sont absents, le greffier s’occupera de les appeler dans l’intercom et par moment le greffier doit même se déplacer et aller chercher ces personnes manquantes dans le palais de justice.
8. Recevoir les paiements d’amendes
Toute personne condamnée au paiement d’une amende peut payer la somme au greffier de la cour. Les greffiers qui reçoivent les amendes doivent, dans le plus court délai possible, les remettre aux ayants droit désignés par la loi.
De plus, si un contrevenant ne paie pas l’amende et les frais qui lui ont été imposés dans le délai prescrit, le greffier du tribunal envoie au contrevenant, par courrier, un avis exposant les conséquences de l’absence du paiement.
9. Connaissance du droit
Bien que les greffiers n’aient pas la formation juridique des avocats, des policiers ou des juges, ils se doivent d’avoir des connaissances juridiques ! En général, un greffier doit avoir une excellente connaissance des procédures judiciaires et des règles de preuve, car le greffier doit s’assurer que les documents déposer sont conformes aux exigences de la loi.
Par exemple, en matière civile, pour qu’une demande en justice soit inscrite, le greffier vérifie si le dossier est complet. Le cas échéant, il atteste sous sa signature en précisant la durée prévue pour l’audience. Si, après vérification, le greffier constate que le dossier est incomplet, il en avise les parties.
De plus, avant de remettre un dossier au juge aux fins de délibéré, le greffier doit s’assurer que le dossier est complet. Si le dossier est incomplet, il en avertit les avocats ou les parties afin qu’ils y remédient dans le délai fixé par le juge.
10. Recevoir les documents juridiques et les pièces à conviction
Comme mentionné plus haut, le service du greffe est en quelque sorte le secrétariat du tribunal. Ce qui veut dire que tous les documents, les pièces ou les actes de natures juridiques devant être présentées en salle d’audience doivent être déposés au greffe. Alors, c’est le greffier qui recevra ces documents et devra les classer dans le dossier de la cour.
Le greffier ouvre un dossier de cour pour chaque cause introduite devant le tribunal et lui attribue un numéro d’identification. De plus, le greffier va déposer tous les actes de procédure, documents ou éléments matériels de preuves portant sur l’affaire dans le dossier de cour et les numérotera.
De plus, lorsqu’un dossier est sur support papier, personne ne peut consulter le dossier sans la présence du greffier ou d’une personne qu’il désigne.
D’ailleurs, un dossier ou une pièce ne peuvent être retirés du greffe qu’à la demande ou avec l’autorisation du juge ou du greffier. Le greffier exige alors une preuve écrite du consentement des parties.
11. S’occuper de la technologie
Lorsqu’il est requis par le tribunal, le greffier assure le fonctionnement de tout moyen technologique de communication. Le greffier a aussi la responsabilité de procéder à l’enregistrement sonore de l’audience.
D’ailleurs, depuis la Covid-19, la tenue d’audience par visioconférence est disponible dans presque tous les palais de justice. Alors, le greffier peut avoir la responsabilité de s’assurer du bon fonctionnement de la visioconférence.
De plus, il est fréquent que les parties veuillent présenter des preuves vidéo en salle de cour. Alors, c’est le greffier qui a la responsabilité de mettre les appareils électroniques (télévision) à la disposition du juge et des parties.
12. S’occuper des communications et des ordonnances
Le greffier peut s’occuper de rédiger et d’envoyer des communications, des ordonnances et des décisions du tribunal. Par exemple, en matière civile, après l’inscription de l’affaire pour instruction, le greffier notifie aux parties et à leurs avocats un avis les informant de la date fixée pour l’instruction.
De plus, en matière criminelle et pénale, lorsque le poursuivant réclame une peine d’emprisonnement ou la délivrance d’une ordonnance de probation, le greffier doit envoyer un avis au défendeur. Le greffier devra aussi envoyer un avis au défendeur pour le prononcé de la peine.
Comment peut-on devenir greffier ?
Au Québec, le poste de greffier ne requiert pas de formation spécifique reliée au droit. Toutefois, un diplôme d’études secondaires est exigé. De plus, c’est l’expérience acquise par une personne qui lui permettra d’accéder à un poste de greffier .
Quel est le salaire d’un greffier ?
Au Québec, un greffier travaille normalement 35 heures par semaine et peut gagner entre 34 992 $ et 45 658 $ par année, ce montant a été fixé en avril 2019. De plus, une majoration de 6,5 % peut s'ajouter au taux de traitement pour compenser certains avantages sociaux.
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